先日、Japan SharePoint Group勉強会 東京開催＃２５を開催したのですが色々と忘れている事があったので忘却録に記載します。

チェックシート

• 参加者リスト
• アンケートの作成
• アンケートの印刷
• 勉強会の領収書
• おつり
• 放送用Webカメラ
• 放送用ノートパソコン
• （購入予定）集音マイク
• 放送のテスト
• 懇親会の予約と人数の目算を立てる
• お菓子の購入

 

参加者リストは、受付をするのに必要です。必ず印刷して持って行く必要です。参加者リストには余白が必要です。余白がなければ直前予約や予約なしの人を記載する事が出来ません。

アンケートは、前日に両面印刷して準備します。基本はボランティアベースの勉強会ですが、フィードバックを受けてより良い講師が出来るようになった方が良いですね。大体同じ設問ですが、セッションタイトルを転記しているので使い回しが出来ないのです。（次からは使い回しが出来るようにすれば手間が減って良いですね）

領収書の準備も必要です。勉強会はお菓子代として５００円集めていますが、勉強会に参加した証明としてほしい人が割といるようです。毎回持って行っているのですが、受付の人へ渡す事を忘れてしまいます。

５００円集めてるのですが、おつりがないと困ります。しかし、しばらく待てばおつりも手に入るので必須ではないですね。

放送用Webカメラは２台用意しています。Youtube Liveを使用して放送します。

放送用ノートパソコンは普段起動しないので、事前にWindows Updateを掛けます。途中でUpdateが実行されると、放送するときに帯域を消費してしまうので、事前に起動確認をします。

集音マイクは、Webカメラについている物でも構いませんが、音質がこもった感じになります。その為集音マイクはあった方が良さそうです。先日の勉強会でも準備したのですが、コンビニ受け取りが出来ず使えなかったのです。

放送のテストは必要ですね。普段使わないので、操作方法が全然わかりません。。。

懇親会の予約が大変です。多すぎても少なすぎてもだめです。一番困るのが、参加するといって来ていない人です。その場合でも、懇親会場へは予約した人数の食事代は出す必要があります。誰が出すかといえば主に主催者です。全員から薄く集める手もありますが、参加者の間口を狭める可能性があるので当初予算は超えないようにしたいのです。その為、基本は主催者が負担しているのです。

お菓子の購入も、申し込みと歩留まりを考えて購入が必要です。SharePointの勉強会の場合は、参加者８割をめどに購入予算を作っています。基本は余らないようにします。お金を預かると面倒ですからね。